L’animation d’une réunion Acheter une machine 8 ou 10 couleurs ?

, par Anne VERE

Problématique :
La qualité d’animation d’une réunion contribue à renforcer la cohésion des groupes de travail et leur performance. Comment animer une réunion en fonction des objectifs poursuivis ?
Dans cette séquence, la réunion sert une des orientations stratégiques de l’entreprise.

Public Classe de BTS « Assistant(e) de Manager(s)
Place dans le programme 1.2.3 Gérer une réunion

Pratiquer les techniques d’animation de réunion

Compétences professionnelles Prendre la parole en public

Prendre des notes

Utiliser un logiciel de cartographie visuelle des idées (ici FreeMind)

Connaissances associées Fonctions de l’animateur

Modalités d’animation

Pré-requis Signes verbaux et non-verbaux

Installer les conditions d’un climat de travail favorable

Dynamique de groupe, style de leadership

Type de réunions

Objectif pédagogique A travers une séance d’installation (observation et analyse) :
- Observer les bonnes pratiques d’animation de réunion
- Repérer comment l’animateur s’adapte au contexte
A travers deux séances de mise en pratique :
- Choisir une méthode d’animation et la pratiquer
- Adapter son animation au climat de la réunion
- Prendre des notes à l’aide d’un logiciel de cartographie visuelle des idées
Supports exploités Un diaporama commenté par le professeur pour découvrir le contexte. Il est divisé en 3 parties
- Le groupe et le projet (pour situer la réunion)
- Une machine (pour avoir une image de machine en tête)
- Un descriptif des méthodes d’impression (pour aller plus loin mais pas indispensable à la maîtrise du sujet)

Un scénario de réunion

Un plan de table

Une prise de notes

Un plan des locaux

Organisation de la classe En classe entière pour la phase d’installation

En ½ groupe pour la mise en pratique (TD 1 et 2)

Organisation possible des séquences 1re séquence (3 heures) :

Installation des notions en classe entière

- Présentation du groupe et du projet par le professeur à l’aide du diaporama

- Lecture du scénario « Réunion du 12 janvier 200N » et des annexes

- Réponses aux questions (les réponses peuvent se faire à l’oral ou à l’écrit en fonction du degré de réflexion nécessaire. On peut même imaginer faire travailler les étudiants en petits groupes)

- Synthèse sur l’animation d’une réunion (qui s’articule avec les « fiches outils » du manuel de la classe)
2e séquence (1 heure et 1/2) :

Mise en œuvre en ½ groupe : animation d’une réunion en appliquant ce qui a été vu en classe. Les participants coopèrent pleinement (activité emblématique)

- Démonstration du logiciel à l’aide du vidéo projecteur

- Exposé des consignes pour le jeu de rôle

- Jeu

- Mise en commun des observations
3e séquence (1 heure) :
Mise en œuvre en ½ groupe : animation d’une réunion en appliquant ce qui a été vu en classe. L’animateur doit faire face à quelques imprévus (activité critique)

- Exposé des consignes pour le jeu de rôle

- Jeu

- Mise en commun des observations

- Complément de synthèse sur le comportement à adopter face à une difficulté en réunion.